Gestão de Documentos Digitais

O que é transformação digital?

Com o surgimento de novas tecnologias e a crescente necessidade de adequar-se ao mercado, as empresas estão cada vez buscando mais adequar os seus processos de trabalho, reduzindo custos com papel e automatizando os processos.

A transformação digital é o movimento contínuo e sem volta que as empresas e indivíduos estão envolvidos, na busca pela redução de custos, adequação de processos de trabalho e automação de procedimentos antes manuais e mecanizados.

Com a pandemia da COVID-19, este movimento foi mais intenso, à medida que o afastamento social e os processos de trabalho tiveram que se adaptar rapidamente a novas formas de realizar tarefas, principalmente de forma remota e com o uso intenso de sistemas. 

Acrescente-se a isso o fato que quanto mais digital uma empresa se torna, mais documentos e procedimentos tornam-se dependentes do uso de sistemas, gerando uma quantidade enorme de documentos digitais. 

Hodiernamente quase não se imprime mais papel como era antigamente, sendo todo o ciclo documental desenvolvido em formato digital, a exemplo da geração, tramitação e arquivamento de documentos.

Quais são os benefícios e os impactos da Transformação Digital

A transformação digital e o surgimento de novas tecnologias disruptivas trouxeram mudanças significativas para empresas de todos os tipos e ramos de negócios. Dentre os benefícios desse movimento, podemos citar os seguintes exemplos:

1. Redução de custos

2. Automação de processos

3. Agilidade na execução de tarefas

4. Simplificação dos processos de trabalho

5. Maior competitividade mercadológica

6. Oferta de serviços e produtos em meio digital

Por outro lado, a transformação digital trouxe novos desafios às empresas, como a gestão de documentos digitais. A quantidade de documentos que podem ser gerados diariamente pode passar de 4 dígitos, se considerarmos uma empresa de médio porte. Imagine uma empresa com mais de 1.000 funcionários gerando documentos diariamente?

Já dá para se ter uma ideia que as empresas começam a ter problemas na gestão desses documentos, no que tange aos aspectos de guarda, acesso, disponibilidade, categorização e arquivamento.

Qual a solução para resolver esses problemas? Um bom sistema de Gestão Eletrônica de documentos (GED) seria a resposta.

Acerca destes tipos de sistemas, iremos dar algumas dicas importantes na hora de escolher a melhor solução para a sua empresa, negócio ou escritório.

 Quais as características recomendadas para sistema de Gestão de Documentos Digitais completo?

• Automatizar todas as fases do ciclo documental (Geração, acesso, segurança, disponibilidade, arquivamento e baixa) em um único sistema

• Maximizar a relação Custo x Benefício da sua adoção

• Não obrigatório, mas seria um “Plus”, possuir ferramentas de automação de Fluxo (Work Flow) para tratamento de documentos

• Regras de sigilo e visualização de documentos para garantir o acesso de documentos somente a pessoas ou usuários autorizados

• Garantir a alta disponibilidade no acesso a geração e visualização de documentos

• Possibilidade de exportar documentos em outros formatos

• Possibilidade de padronizar a geração de documentos internos

• Possibilidade de assinar digitalmente (com certificado digital)  ou eletronicamente (com senha) os documentos gerados pelos subscritores

• Documentos assinados (Digitalmente ou Eletronicamente) não podem ser mais modificados

• Possibilidade de poder tramitar documentos entre órgão ou setores, se possível permitindo verificar de forma gráfica ou visual os andamentos do documento no sistema

• Pesquisa textual rápida de documentos gerados no sistema

• Tipificação ou Classificação dos documentos no sistema, de forma a categorizar os tipos de documentos (contratos, procedimentos, petições, cartas, Memorandos, Recibos, Manuais e etc…) 

• Segurança no acesso e validação dos documentos do sistema, com o uso do sigilo e da tecnologia de assinatura digital/eletrônica

Conclusão

Neste artigo falamos da transformação digital como principal agente transformador nos processos de trabalho das empresas, bem como dos benefícios e desafios enfrentados na geração, tramitação, acesso e arquivamento de grandes quantidades de documentos digitais

Por fim, falamos das principais características que um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) deve possuir, esclarecendo e sugerindo os principais aspectos que devem ser considerados na escolha de um sistema GED.

Caso queira saber mais ou conhecer algumas soluções de mercado de GED, entre em contato conosco pelo formulário de contato na página de Contato do site, que retornaremos a sua mensagem.

Até a próxima!

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Autor: Rogério Meceni

Especialista em Tecnologia

Mais de 20 anos de experiência em TI

Idealizador do Metajus