Implantando o Google Workspace em escritórios de Advocacia
- Rogerio Meceni
- 28 de mar.
- 5 min de leitura
Atualizado: há 7 dias
No artigo de hoje vamos falar sobre o caso concreto de um projeto de implantação da solução do Google - Google Workspace* - em um escritório de advocacia de médio porte, que atua nas áreas de Recuperação de Crédito Bancário em massa e Contencioso. Este projeto foi implantado com sucesso no dia 26 de Abril de 2024 e concluído no dia 04 de Maio desse mesmo ano.
Neste artigo o nome do escritório foi omitido intencionalmente por questões de privacidade. Entretanto, as informações aqui descritas foram baseadas em fatos reais. Desta forma, acreditamos que as experiências e relatos descritos abaixo possam ser de grande valia para o sucesso na implantação de projetos deste tipo em escritórios de pequeno, médio ou grande porte. Desejamos a você boa leitura!!!
Antes de descrevermos os detalhes do projeto propriamente dito e passarmos algumas dicas importantes para quem pretender implantar um projeto similar e com as mesmas características e requisitos, faz-se necessário antes contextualizarmos o cenário e as necessidades específicas do projeto que levaram à implantação e escolha da solução tecnológica mencionada acima.
Pois bem, este escritório já possuía uma solução de nuvem - Microsoft One Drive - para armazenamento de diversos documentos, através de uma assinatura anual do serviço. A sua principal necessidade era buscar uma outra solução "de nuvem" no mercado que pudesse dar continuidade ao armazenamento, indexação e pesquisa dos diversos documentos usados pelo escritório. Na época do projeto, existiam armazenados mais de 1GB (Um gigabyte) de dados em documentos de diversos tipos, como planilhas (XLSX), PDF´s, arquivos de texto (TXT) e DOCX.
Considerando que estes documentos representam o principal ativo de negócio do escritório para manter as suas operações e atender os seus clientes, a alta disponibilidade, a segurança e agilidade no acesso aos documentos eram os principais requisitos que a nova solução deveria possuir, além de prever a possibilidade de expansão do espaço de armazenamento, caso fosse necessário.
Além dos requisitos acima, outros foram genéricos foram apresentados como necessários no anteprojeto :
Mínimo de 1Gb de espaço para suportar a migração dos dados atuais do One Drive
Possibilidade de expansão para uso de até 15 usuários do escritório
Controle de Acesso às pastas e usuários
Possibilidade de expansão de usuários
Possibilidade de contratar mais espaço para armazenamento
Possibilidade de criar estruturas de pastas e adicionar arquivos PDF e docx
Após realizada uma pesquisa de mercado de soluções para armazenamento em nuvem e apresentados os custos e benefícios das principais soluções encontradas, a escolha foi a solução do Google Workspace.
Definida a solução, foi apresentado um plano de ação que envolvia a descrição das principais atividades para migrar os arquivos pretéritos armazenados na solução antiga para a nova, bem como as respectivas ações de contratação, implantação e configuração da nova solução escolhida.
Antes de partir para as etapas de contratação, é extremamente importante o gestor ou responsável pelo escritório montar um plano de ação em conjunto com todos os envolvidos no projeto, prevendo o início e término das atividades e definindo aquelas que são críticas para o seu sucesso. No caso concreto desse projeto, o escritório contou com toda a "expertise" do responsável técnico contratado para a execução, validando todas as etapas em conjunto e fazendo os ajustes necessários.
Durante a etapa de levantamento de informações da solução, apurou-se que o Google Workspace possuía as seguintes funcionalidades e características principais:
Planos mensal e anual (16% de desconto no plano anual)
Suíte de + de 11 produtos incluídos, além do Google Drive
Gerenciamento de acessos a pastas e arquivos por Perfis e papéis
Necessário cartão para testar gratuito por 14 dias
Compartilhamento de pastas e arquivos (Drivers) para não usuários do Google Workspace (a partir do plano Standard)
Exige um domínio para configurar o serviço (por causa do e-mail personalizado)
Armazenamento em pool flexível de acordo com o número de usuários, compartilhado com toda a organização
150 participantes para reuniões no Meet no Plano Standard
Interface de gerenciamento e acesso pela web (internet)
No site do Google na internet a precificação é distribuída em quatro (04) tipos de planos, assim divididos : Business Starter, Business Standard, Business Plus e Enterprise. Cada tipo de plano apresenta recursos e funcionalidades para diferentes perfis de clientes. Recomendamos que a escolha do tipo de plano seja feita sempre levando em consideração os requisitos de negócios de cada escritório, de forma a maximizar a relação custo X benefício. O plano escolhido pelo escritório do nosso artigo foi o Business Standard.
A solução do Google Workspace permite que seja feita uma avaliação gratuita para determinado período de tempo, sem custo durante o período de avaliação. Todavia, foi necessário informar um cartão de crédito no momento do cadastramento. Nenhum valor foi cobrado no cartão informado para iniciar o período de avaliação. Após o término desse período de avaliação é que seria cobrado o custo do plano que foi escolhido no momento do cadastramento. Portanto, fique atento a estes detalhes.
Em consulta realizada no site do Google no dia 28/03/2025 às 22:00, os preços informados variam de R$ 32,72 a R$ 128,00 para os planos Business Starter, Business Standard, Business Plus. Para saber os preços e planos sempre atualizados, recomendamos visitar o site do Google Workspace disponível no endereço https://workspace.google.com/ .
Ainda sobre a solução do Google Workspace, destacamos que ela contempla mais de 11 produtos incluídos, e portanto ao adquiri-la para a atender a necessidade principal de armazenamento em nuvem, o escritório se beneficiou da oferta de outros aplicativos e soluções incluídas no pacote (Suíte), como a solução do Google Meeting para realizar reuniões pela internet com seus clientes, parceiros e fornecedores.
A solução escolhida atendeu todas as expectativas do escritório e encontra-se em operação até o momento em que esse artigo foi escrito. Os dados e arquivos migrados da outra solução de nuvem que existia forem realizados em um final de semana (Sábado e Domingo), não causando nenhum tipo de impacto na rotina operacional do escritório.
Ao implantar algum tipo de projeto semelhante ao cenário e requisitos aqui descritos, lembre-se sempre de prever todas as situações possíveis e etapas do projeto. O planejamento dos detalhes técnicos e não técnicos, além da escolha de profissionais experientes na condução do projeto são muito importantes para mitigar os riscos envolvidos e evitar o "downtime" nas operações do escritório.
Por fim, lembre-se de incluir atividades de contingência no seu projeto de migração e/ou implantação, pois mesmo nos projetos de pequeno, médio ou grande porte, ainda existem riscos e falhas humanas não previstas no projeto que podem requerer a adoção de medidas alternativas para a sustentação das operações de negócios e redução de eventuais prejuízos financeiros.
Chegamos no final do nosso artigo. Apresentamos os principais aspectos na implantação de um projeto de armazenamento na nuvem de um escritório de Advocacia, baseado em um caso concreto. Além disso, oferecemos algumas dicas importantes que qualquer escritório deve ter mente na hora de implantar um projeto com estas características. Caso o seu projeto seja um pouco diferente, faça os ajustes necessários.
As informações e dicas dadas aqui servem como ponto de partida para auxiliá-lo a compreender melhor como ocorre na prática a implantação de projetos desse tipo e os cuidados que se deve ter, não sendo portanto uma cartilha ou uma receita rígida a ser seguida para todos os casos. Cada projeto pode apresentar escopo e características um pouco diferentes do cenário aqui exposto. Portanto, avalie o seu projeto atentamente e faça as adequações necessárias à sua realidade e necessidades técnicas.
Esperamos que tenha gostado das dicas e informações fornecidas. Você pode nos enviar comentários, críticas ou sugestões, interagindo com este artigo no próprio site. Caso queira saber mais informações sobre este artigo, entre em contato conosco. Teremos o maior prazer em ajudá-lo.
Até o próximo artigo!
*Google Workspace é marca registrada da Google Inc. Todos os direito reservados.
Especialista em Tecnologia da Informação com mais de 20 anos de experiência.
Redator e idealizador do MetaJus.
Comentários